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Geschäftsstelle
Tel.: +49 (30) 892 91 76
E-Mail: geschaeftsstelle@bettv.de
Mo: 10 - 13 Uhr, Di + Do: 10 - 16 Uhr
Ein Besuch in der Geschäftsstelle ist vorher
telefonisch oder per E-Mail zu vereinbaren!

Aufgabe der Geschäftsstelle ist die Organisation des vollständigen Geschäftsstellenbetriebs.

Geschäftsstellenbetrieb

  • Ansprechpartner des Verbands
    • vor Ort (Öffnungszeiten mit Terminvereinbarung)
    • telefonisch (Öffnungszeiten)
    • per E-Mail
    • postalisch
  • Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben
  • Kontakt mit Vereinen, der Senatsverwaltung, LSB und übergeordneten Verbänden
  • Zuarbeit und Zusammenarbeit mit Vizepräsident Finanzen und Präsidium
  • Hilfe und Unterstützung bei der Teilnahme an Veranstaltungen außerhalb Berlins (Turniere, Funktionärstreffen, …)
    • Hotelbuchungen
    • Reiseplanung
    • Abrechnung
  • Pflege und Veröffentlichung der Dokumentvorlagen
  • Urkunden für Verbandsveranstaltungen erstellen (BEM, Verbandstag, …)
  • Veranstaltungsunterstützung: planen, organisieren, durchführen, helfen
    • Verbandstag
    • Sitzungen
    • Feiern
  • Überwachung der Meldungen beim LSB (Mitgliederzahlen, …)

Finanzen

  • Durchführung des Zahlungsverkehrs
  • Einkauf von Materialien
  • Buchführung
    • Führung der Verbandsbuchhaltung
    • Geldeingänge (Vereine, LSB, …)
    • Überweisungen
    • Buchungen
    • Kontierung
    • Abrechnungen (JtfO, Mitarbeiter, LSB, …)
    • Belege zuordnen / einordnen
    • Barkasse
    • Reisekostenabrechnung
  • Rechnungswesen
    • Erstellung und Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen
    • Rechnungsbegleichung
    • Beitragseingänge überwachen
    • Mahnungen schreiben
  • Beantragung, Prüfung und Abrechnung von Zuwendungen
  • Liquiditätskontrolle als Zuarbeit für VP Finanzen und Präsidium
  • Kontoführung
  • Abrechnung, Überweisung und Pflege von Verträgen
    • Handy, Telekom
    • Arbeitsverträge
    • Dienstleister
  • Lohnbuchhaltung: Gehälter (Sozialversicherung, Steuern, Beiträge) über- bzw. anweisen
  • Zuarbeit für Bilanzen, Prognosen, … (Cashflow, Controlling, …)

Verbandsverwaltung

  • Vereine (in Zusammenarbeit mit Präsidium)
    • Mitgliedskündigungen verfassen
    • Mitgiedsneuaufnahmen Regularien checken
  • Umsetzung von Beschlüssen des Verbandstags

Sport

  • Erstellung, Abstimmung und Pflege des Jahresterminplans gemeinsam mit Ausschüssen und Spielleiter:innen
  • Mithilfe bei der Spielplanerstellung im Jugendbereich (Punktspiele)
  • Terminierung der Hallen bzw. Zeiten
  • Pflege der Portale tischtennislive und click-TT/NuLiga
  • Durchführung der An-/Um- und Abmeldung von Spieler:innen

Turniere

  • Verwaltung der Turniernummern
  • fachliche und organisatorische Unterstützung der Veranstalter bei der Turnierplanung, -durchführung und -abrechnung
  • Verwaltung und Ausgabe des Turniermaterials für BTTV-Turniere
    • Tische
    • Netze
    • Banden
    • Bälle
    • Turniersets (Rechner, Drucker, Tischnummern, Zettel, …)
  • Hilfe bei und Klärung von Transportfragen (JtfO, Verbandsmaterial, Tonanlage, …)

Lehrwesen

  • Lizenzen ausstellen / Lizenzpflege (Übungsleiter:innen, Trainer:innen)
  • Unterstützung für Fortbildungen

Rechtliches

  • Vorbereitungen bei Vereinsregisteränderungen des Verbands
  • Information über Satzungs- oder Ordnungsfragen
  • Unterstützung bei Änderung von Satzung, Ordnungen etc.

Technik

  • Verwaltung aller Onlinekonten des Verbands
    • E-Mail
    • Server
    • Webseite
    • tischtennislive
    • clickTT
  • Anschaffung, Erfassung und Information über notwendige Neuanschaffungen oder Updates
    • Hard- und Software
    • Büroausstattung
    • Büromaterial
  • Pflege der Homepage
  • Pflege der Dokumentation

Aufgaben für das Präsidium

  • Protokollablage und -verteilung
  • Weiterleitung von E-Mails zur Klärung
  • Verbandstags-Vorbereitung
    • Raumbuchung
    • Erinnerung an Termine und Formalien
    • Hilfe bei Tagesordnung
    • Antragsheft
    • Berichtsheft
    • Ermittlung der Stimmenzahl
    • Einladung
  • Verbandstags-Durchführung
    • Teilnahme
    • Protokoll
    • Stimmenzählung

Aufgaben für die Ausschüsse

  • Protokollablage
  • Unterstützung bei Veranstaltungsorganisation (Lehrgänge, Treffen, Sitzungen, …)
    • Ankündigungen auf der Homepage
    • organisatorische Hilfe bei der Durchführung
    • Verteilung und Ablage von Ergebnissen
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