Der Verbandstag

Der Verbandstag ist das oberste Organ des BTTV. Er tagt regulär jährlich im Mai oder Juni.

Den Termin so früh wie möglich bekanntgeben, damit sich alle freinehmen können, idealerweise beim vorigen Verbandstag.

Vor dem Verbandstag

• Einberufung 6 Wochen vor Verbandstag unter Angabe von
  • Tagesordnung (Präsident)
  • Antragsfrist (4 Wochen vor Verbandstag) mit Angabe, wo Anträge eingereicht werden können
  • Stimmverteilung (Geschäftsstelle)
• Einberufung, Erinnerung, Dokumente per E-Mail an Verbandspostempfänger:innen sowie auf der Webseite veröffentlichen
• Tagesordnung ist verbindlich, nur mit Zustimmnug des Verbandstags änderbar
• Antragsfrist satzungs- oder ordnungsändernde Anträge vier Wochen vor Verbandstag
  • Veröffentlichung spätestens 2 Wochen vor Verbandstag
  • möglichst früher veröffentlichen, damit Sportwartetagung und andere Ausschüsse drübergucken können
• andere Anträge haben keine Antragsfrist, sollen jedoch möglichst früh eingereicht werden
• Berichte der Ausschüsse, des Verbandsgerichts und des Präsidiums einfordern – keine Frist
• Finanzabschluss und Haushaltsplan einfordern und veröffentlichen – 4 Wochen vor Verbandstag
• Protokollant:in gewinnen
• Präsentation vorbereiten, falls eine geplant ist (nicht vorgeschrieben)

Tagesordnung

Was auf jeden Fall auf die Tagesordnung muss, Punkte 1 und 2 vor den anderen, der Rest in sinnvoller Reihenfolge:

1. Protokollführung, Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung, Feststellung der Anwesenheit und der Beschlussfähigkeit
2. Bekanntgabe der Tagesordnung
3. Bestätigung des Protokolls des letzten Verbandstags
4. Berichte
5. Finanzabschluss, Haushaltsplan
6. Entlastung
7. Anträge
8. Wahlen und Bestätigungen, falls welche anstehen

Beim Verbandstag

• Leitung: Präsident (kann abgeben)
• Beschlussfähigkeit
  • keine Mindestanzahl an Stimmen erforderlich
• Beschlüsse
  • Mitgliederstimmen auf eine:n Delegierte:n bündelbar (pro Mitglied)
  • persönliche Stimmen nicht übertragbar
  • abgegebene Stimmen
    • ja und nein; Enthaltungen und ungültige zählen nicht
    • mögliche Stimmen sowie: „ja und nein“ oder „ja und Enthaltungen“ oder „nein und Enthaltungen“ werden ausgezählt, die fehlenden Stimmen werden per Subtraktionsmethode errechnet
  • notwendige Stimmen
    • Satzungsänderungen: 2/3 der abgegebenen Stimmen
    • Auflösung des Verbands: 9/10 der abgegebenen Stimmen
    • geheime Wahl: 10 % der anwesenden(!) Stimmen
    • alles andere: relative Mehrheit der abgegebenen Stimmen
  • immer im Protokoll dokumentieren: ja, nein, Enthaltungen
• Öffentlichkeit
  • grundsätzlich öffentlich
  • auf Antrag Einschränkung auf Verbandsöffentlichkeit beschließen

Wahlen

• grundsätzlich öffentlich
• geheim auf Antrag eines Mitglieds sowie Bestätigung des Verbandstags (10 % anwesende Stimmen)
• geheime Wahl
  • Stimmkärtchen in Anzahl der abzugebenden Stimmen
  • auf den Zettel schreiben:
    • Name der zu wählenden Person = Ja für diese Person
    • „nein“ = Nein
    • „Enthaltung“ oder leer oder nicht abgeben = Enthaltung
    • alles andere = ungültig = wie Enthaltung

Protokoll

• muss geführt werden
• keine gesetzliche Formvorgabe
• Datum, Versammlungsort, Namen der Teilnehmer:innen
• jeder Tagesordnungspunkt muss erscheinen
• jeder Beschluss muss dokumentiert werden
  • Wortlaut des Beschlusses im Protokoll oder als Anlage (z.B. Anträge)
  • Ja-, Nein- und Enthaltungsstimmen
  • nicht: mehrheitlich, ohne Gegenstimmen o.ä., wird vom Amtsgericht nicht akzeptiert
• bewährt: Diskussionen mit den wichtigsten Argumenten protokollieren
• vom Versammlungsleiter:in, Präsident:in sowie Protokollführer:in unterzeichnen
• zeitnah veröffentlichen (ca. 7 Tage)
• bei Einsprüchen bzw. Änderungswünschen reagieren, wenn angemessen, transparent markiert übernehmen
• nach 4 Wochen gilt das Protokoll praktisch als angenommen, formal beim nächsten Verbandstag

Nach dem Verbandstag

• Verband per Webseite und evtl. E-Mail über wichtige Dinge informieren
• Protokoll fertigstellen und zeitnah veröffentlichen
  • Protokoll
  • beschlossener Haushaltsplan
  • Antragsheft mit Abstimmungsergebnissen
• Satzungsänderungen beim Amtsgericht einreichen
  • über Notar:in
  • Protokoll, Auszug reicht
  • Satzung in Änderungsmarkierung
  • resultierende Satzung
  • geänderte Satzung tritt erst nach Eintragung beim Amtsgericht in Kraft
• Präsidiumsänderungen beim Amtsgericht einreichen
  • über Notar:in
  • Protokoll, Auszug reicht
  • neue Besetzung des Präsidiums, bei neuen Personen mit Geburtsdatum und Anschrift
  • Präsidium ist sofort nach Wahl im Amt, nicht erst nach Eintragung